CÓMO MEJORAR LA RELACIÓN CON EL EQUIPO

Cuando se lidera un grupo de personas es fundamental trabajar en lograr una buena sinergia que potencialice al equipo. Para ello, la comunicación es fundamental.

Cómo puede un jefe contribuir a alcanzar un buen nivel de comunicación. A continuación algunas pautas:

➤ACTITUD: Una actitud positiva de un líder contagia. Da tranquilidad a su equipo. Genera confianza y deseos de enfrentar nuevos retos.

➤PERMANENTE COMUNICACIÓN, a través de:

⇢Reuniones con todo el equipo que permitan la interacción de sus miembros.

• Reuniones de trabajo, que permitirán aclarar aspectos de trabajo, fijar pautas, informar, discutir, definir. 
• Reuniones del equipo de carácter más informal, que con alguna periodicidad conviene realizar para generar un ambiente de camaradería y sentido de pertenencia

⇢Reuniones individuales con cada uno de los miembros de su equipo, en las que conviene transmitir a cada uno, que es parte muy importante del equipo

⇢Circulares que comuniquen oportunamente sobre temas de importancia para el área y la empresa en general.

⇢E-mails que pueden ir dirigidos a toda la empresa, a un área en particular o de manera individual a un empleado, facilitando el mensaje de manera rápida.

➤BUENA ESCUCHA Y OPORTUNIDADES A TODOS LOS MIEMBROS DEL EQUIPO. Es inconveniente mostrar preferencia por alguna persona.

➤EMPATIA Y SINERGIA. Mantenga un ambiente armónico que propicie una buena sinergia con el equipo y entre ellos. Cree un ambiente de receptividad en donde haya total apertura y posibilidad de plantear sus puntos de vista, sin temor alguno.

➤AMBIENTE DE IMPARCIALIDAD Y EQUIDAD.

➤COHERENCIA entre lo que se piensa, se dice y se hace.

➤VALORES EMPRESARIALES. Es importante al contratar a una persona conocer la consistencia de sus valores personales con los empresariales.

➤NO IMPROVIZACION. Al ser líder debe preparar los mensajes de manera que sean lo más acertado para dirigir a un equipo y generar confianza. Conviene asegurarse que los mensajes sean claros para todo el equipo.

➤EVITAR CAMBIOS CONSTANTES EN LAS INSTRUCCIONES DADAS. Esto genera sensación de inestabilidad, pérdida de tiempo, desmotivación y falta de credibilidad.

➤TRANSMITIR SEGURIDAD. De la confianza que inspire el líder dependerá la buena sinergia con el equipo.

➤RETROALIMENTACION. El líder está en la obligación de orientar a cada miembro de su equipo, apoyarle en la definición y desarrollo de su trabajo, ofrecerle posibilidades de corregir y crecer profesionalmente.

➤RECEPTIVIDAD. Apertura y positivismo incluso en los llamados de atención.

➤CAPACITACION. Ofrecer espacios de capacitación que respondan a las necesidades para un buen desempeño del cargo.

➤COMUNICACION INMEDIATA ANTE CUALQUIER QUEJA, SOLICITUD O SUGERENCIA DE ALGUN MIEMBRO DEL EQUIPO. Esto dará tranquilidad al equipo, quien sentirá el apoyo, acompañamiento e interés de parte de su jefe.

➤RESPONSABILIDAD, COMUNICACIÓN, COMPROMISO Y TRANSPARENCIA con el equipo, propiciarán una mayor y mejor integración, dedicación, lealtad, y respeto de parte de ellos.

Seguir estos consejos facilitará reducir el nivel de estrés, dar un manejo adecuado cuando éste se presenta, identificar más fácilmente cuando una persona está siendo víctima de estrés y brindarle apoyo inmediato. Todo lo anterior en beneficio de la persona afectada, del área de la que forma parte, de la productividad y de la empresa.

COMO PUEDE AFECTAR UNA MALA COMUNICACION EN LA EMPRESA

Hemos comentado la importancia de una buena comunicación, pues un manejo inadecuado tiene un impacto muy alto sobre los directamente afectados.

Una comunicación poco efectiva se traducirá en malos resultados.

• El cumplimiento de las metas en los tiempos previstos se dificulta notablemente ante una deficiencia en la comunicación. 
• El riesgo de errores es más alto. Conduce a frecuentes episodios de estrés y relaciones sensiblemente afectadas, exacerbando los ánimos, provocando molestia y desmotivación. 
• La productividad disminuye. Cuando no hay claridad en la información se pierde mucho tiempo. Baja el rendimiento. La eficiencia y la eficacia se reducen. 
• La falta de claridad y vacíos en la comunicación hacen probable la repetición de trabajos conduciendo a jornadas más largas y afectando el tiempo personal del empleado y por consiguiente sus relaciones familiares y sociales. 
• El trabajo en equipo se deteriora. 
• La relación entre compañeros se vuelve hostil. No se promueve una sinergia que potencialice el aprovechamiento de las habilidades y destrezas de cada miembro del equipo para lograr un trabajo coordinado. 
• Hay desmotivación del personal con posible pérdida de talentos. 
• El empleado inquieto y talentoso es llevado al aburrimiento y agotamiento que le obligan a mirar opciones afuera. 
• No se facilita la innovación ni tampoco el interés necesario para mejorar. Se desaprovechan las habilidades de cada miembro del equipo. 
• La rotación del personal se incrementa. 
• Aumentan los costos por la necesidad de nuevos procesos de reclutamiento de candidatos, selección, contratación y capacitación / entrenamiento para el buen desempeño del personal. 
• La falta de comunicación puede sugerir un líder que se aísla de su equipo. 
• El distanciamiento del líder genera en sus empleados resentimientos, incertidumbre, suposiciones que conducen a desmotivación, mal desempeño y desgaste tanto individual como grupal, y por supuesto a una baja sinergia del equipo de trabajo. 
• El líder es altamente cuestionado. No inspira confianza. Se crean sentimientos negativos hacia él. 
• Surge el rumor afectando el ambiente laboral. 
• Se presentan todo tipo de mensajes en diferentes direcciones distorsionando el mensaje correcto. 
• Todas estas situaciones por si solas conducen a elevados niveles de estrés de parte de los colaboradores. Y a una organización igualmente estresada, en la que también clientes y proveedores sufren las consecuencias. 
• La empresa tiene una alta responsabilidad en la definición de las personas a quienes asigna grupos de trabajo. 
  
• Es necesario evaluar muy bien las competencias de las personas elegidas como líderes de sus equipos, las cuales deberán estar en línea con las competencias requeridas para el cargo. 
• El acompañamiento de su proceso dentro de la organización y las herramientas necesarias que les permitan crecer de manera responsable y profesional con sus grupos de trabajo, son fundamentales. 
• De lo contrario, no solo los miembros del equipo sufrirán las consecuencias del estrés. 
• También el jefe estará expuesto de manera permanente a altas dosis de estrés, al dificultarse aún más el cumplimiento de objetivos, afectando por consiguiente los resultados empresariales.

UNA BUENA RELACION ENTRE JEFE Y SUBALTERNO PROMUEVE EL BUEN DESEMPEÑO Y REDUCE LOS NIVELES DE ESTRÉS

Una relación jefe-subalterno que no fluye adecuadamente, requiere de acción oportuna. De lo contrario, hay un deterioro de la misma que poco a poco alimenta el nivel de estrés en la organización y en las personas relacionadas.

Ante un mal ambiente entre jefe y subalterno, la empresa puede analizar a modo de DIAGNOSTICO,  aspectos como: desempeño anterior del empleado, grado de motivación, estructura organizacional, asignación de tareas, trato que recibe, nivel de compensación, competencias para el trabajo desempeñado, posibilidades de capacitación, trabajo en equipo, clima laboral del área en la que está ubicado, y nivel de comunicación.

De igual manera si la situación es muy crítica, es conveniente analizar el comportamiento del jefe hacia el empleado, y hacia otros subalternos, identificar cualquier tipo de manejo preferencial, considerar la experiencia en manejo de conflictos, las competencias y destrezas de liderazgo y su capacidad administrativa.

Paso seguido al diagnóstico, es el DISEÑO DE UN PLAN DE ACCION que le permita establecer correctivos, el cual deberá contar con una clara ESTRATEGIA DE COMUNICACION, así como con un SEGUIMIENTO periódico.

Algunas de las cosas que conviene sean tenidas en cuenta por jefe y subalterno:

• Claridad de las funciones, así como de las metas y objetivos tanto individuales como de grupo, responsabilidades y tiempos. Es muy importante el diálogo sobre como llegar a esos resultados y cómo será la participación de cada uno.
• Un trabajo organizado y ordenado, con una planeación que deje en claro los pasos a seguir, las fechas, los responsables directos e indirectos y los recursos para el cumplimiento de las metas fijadas.Dicha programación orientará la priorización de las actividades.
• Conocimiento de las expectativas que tiene la empresa con respecto al colaborador y viceversa. Claridad de lo que espera el empleado de la empresa y específicamente de su jefe. Para ello es necesario un diálogo permanente, abierto y responsable.
• El conocimiento mutuo evitará frustraciones y malos entendidos que desmotivan y generan estrés.
• Identificaciones de situaciones que interfieran en el desarrollo en el desarrollo de un buen desempeño, de manera que permita establecer los correctivos necesarios, que las eliminen o tengan el mejor manejo posible.
• Claridad respecto al tipo de apoyo que la empresa le puede ofrecer al empleado. La empresa debe cumplir con lo ofrecido a los empleados.
• Discusión, aclaración y evaluación de dudas, inquietudes, inconformidades o motivos de malestar, para establecer un plan de trabajo ajustado a la necesidad, el cual deberá ser ajustado periódicamente.
• Motivación y reconocimiento, factores clave para impulsar la iniciativa y el sentido de pertenencia y por consiguiente la productividad.
• Ambiente armónico y de camaradería, para lo cual será necesario entre otros aspectos, equilibrio entre la comunicación formal y la informal. Siendo esta última de alta importancia.
• Coherencia con los valores y principios empresariales.
• Recursividad y atención a lo que pueda ser de interés para la empresa. Inquietud por aprender y aportar. Es necesaria la observación y el aprovechamiento de las oportunidades.
• Flexibilidad y apertura al cambio.
• Entrega superior a lo solicitado. No quedarse más allá de lo estrictamente solicitado. Generación de valor con aporte y participación activa.
• Procura de no generación de conflictos. Entendimiento de los estados de ánimo y no reacción ante llamados de atención. Es clave hacer uso de Inteligencia Emocional.

COMO AFECTA EL ESTRÉS LABORAL LAS RELACIONES INTERPERSONALES?

La salud empresarial depende en gran medida de la gestión de sus directivos, y por tanto, la creación de un adecuado clima laboral es responsabilidad primordial de la empresa. Sus efectos en las relaciones van más allá del ámbito interno. 

Un mal ambiente laboral afecta las relaciones entre compañeros, entre jefes y subalternos, entre las diferentes áreas de la empresa, etc., llegando a repercutir incluso en la atención a clientes. 

Ese  efecto puede recaer también en las relaciones con externos a la empresa. Es decir que puede extenderse al ámbito familiar y social, involucrando a aquellas personas que en las situaciones difíciles pueden llegar a ser un importante apoyo para el empleado. 

Una de las consecuencias de no controlar esas situaciones de estrés a nivel laboral, es que muchos de los sentimientos que produce el estrés, llámense angustia, desmotivación, preocupación, mal humor, ira, etc., son llevados fuera de la oficina  afectando conductas y comportamientos que llevan en muchos casos a aislarlo y a propiciar más momentos de estrés. 

En quiénes recae parte de la responsabilidad del manejo del estrés de una persona afectada: 

De una parte, LA EMPRESA. 

• Conviene que ésta realice con alguna frecuencia una medición al clima laboral que le permita detectar los aspectos más relevantes que puedan incidir en la armonía y bienestar del personal. Obviamente, el solo diagnóstico no es suficiente. Muy importantes son las acciones que de éste se derivan, y el seguimiento que se realice a la implementación de las mismas. 

• Es necesaria la identificación de las personas que por uno u otro motivo están siendo afectadas por estrés laboral para brindarles apoyo a través de una estrategia diseñada entre el área de Gestión Humana y el Gerente del área. 

• El acompañamiento es importante y para ello, es necesario brindar las herramientas necesarias, bien sea a través de sesiones individuales, charlas, talleres, apoyo a los jefes, etc. 
• Trabajar en la generación de una cultura empresarial en la que el recurso humano sea realmente lo más valioso para la compañía. 

Por otro lado, EL EMPLEADO. 

• Cuando la empresa evalúa cuáles son las posibles condiciones que afectan principalmente al empleado, y le ofrece condiciones que puedan mejorar su situación, es necesario que éste se comprometa de igual manera en tratar de dar manejo al tema que le afecta. 

• Un empleado sometido a una alta presión laboral, generadora de estrés, puede tener la tendencia a llevar esas preocupaciones en forma permanente, más allá del sitio de trabajo, como en el caso de su familia y sus amigos. El hecho de no desconectarse incrementa su nivel de estrés con las posibles consecuencias.

• La marcada sensibilidad y tensión en que se encuentra le pueden traicionar y como resultado podría estar expuesto a repetir comportamientos poco convenientes por mucho tiempo, dejando de dedicar tiempo y atención de calidad a sus seres queridos y amigos.

• Si un empleado ya es víctima de un estrés severo con efectos de tipo emocional o de tipo conductual, pudiera trasladar los sentimientos negativos que le afloran en su empresa, de manera inconsciente a nivel de su hogar o amigos, y reaccionar negativamente contra ellos ante cualquier situación por sencilla que fuera.

• Lo más sano en situaciones generadoras de estrés, es desconectarse totalmente del trabajo, al terminar cada jornada laboral. No es fácil en muchas ocasiones, y seguramente habrá momentos en que esa desconexión sea casi imposible. Sin embargo, hacerlo le permitirá pensar con más claridad y de forma más creativa enfrentar los retos o solucionar los inconvenientes que se presenten en el trabajo. 

• Desconectarse al salir de la oficina, significa para él, disfrutar la vida, ser consciente de lo que pasa alrededor, apreciar las cosas maravillosas de la vida, haciendo que esas situaciones impacten positivamente en su estado de ánimo para encarar las dificultades. 

• Asimismo, es importante para el empleado afectado tener conciencia plena de la importancia de hacer la vida feliz a esas personas incondicionales con él.

FAMILIA Y AMIGOS.

• El llevar trabajo para su casa, o llevar consigo los problemas de manera permanente, puede propiciar una ausencia de diálogo a nivel de la familia. Si a ello se suma, la falta de comprensión de parte del núcleo familiar, a nada saludable conduce. Por el contrario, incrementa en él, de modo sustancial, el nivel de estrés. 

• De convertirse de manera permanente la relación familiar en una extensión de lo vivido en la oficina, la vida para el empleado empieza a girar completamente dentro de un ambiente pesado y conflictivo, generándole un estrés adicional que se convierte en factor desencadenante de problemas de salud, baja del estado anímico, reducción de su productividad y afectación de sus relaciones a todo nivel. Y finalmente, sufre enormemente su autoestima dificultando salir de ese círculo vicioso.

• Es de vital importancia que exista comunicación de la familia con el empleado, para no dejarlo caer en el aislamiento y depresión.

• Es precisamente en el seno familiar donde el afectado por estrés laboral puede encontrar algo de tranquilidad, apoyo y comprensión, así como distraerse un poco de la presión vivida a nivel empresarial. 

• Mantener una armonía en el hogar y en sus relaciones personales facilitará al empleado equilibrio y fortaleza para manejar las situaciones estresantes que se generen en el desempeño de su trabajo. 

En resumen, la comunicación permanente y un ambiente de comprensión y apoyo a la persona afectada por estrés laboral, tanto dentro de la empresa como a nivel de su familia, brindará confianza al afectado y le ayudará a manejar más positiva y efectivamente las situaciones de alta presión.