CÓMO MEJORAR LA RELACIÓN CON EL EQUIPO

Cuando se lidera un grupo de personas es fundamental trabajar en lograr una buena sinergia que potencialice al equipo. Para ello, la comunicación es fundamental.

Cómo puede un jefe contribuir a alcanzar un buen nivel de comunicación. A continuación algunas pautas:

➤ACTITUD: Una actitud positiva de un líder contagia. Da tranquilidad a su equipo. Genera confianza y deseos de enfrentar nuevos retos.

➤PERMANENTE COMUNICACIÓN, a través de:

⇢Reuniones con todo el equipo que permitan la interacción de sus miembros.

• Reuniones de trabajo, que permitirán aclarar aspectos de trabajo, fijar pautas, informar, discutir, definir. 
• Reuniones del equipo de carácter más informal, que con alguna periodicidad conviene realizar para generar un ambiente de camaradería y sentido de pertenencia

⇢Reuniones individuales con cada uno de los miembros de su equipo, en las que conviene transmitir a cada uno, que es parte muy importante del equipo

⇢Circulares que comuniquen oportunamente sobre temas de importancia para el área y la empresa en general.

⇢E-mails que pueden ir dirigidos a toda la empresa, a un área en particular o de manera individual a un empleado, facilitando el mensaje de manera rápida.

➤BUENA ESCUCHA Y OPORTUNIDADES A TODOS LOS MIEMBROS DEL EQUIPO. Es inconveniente mostrar preferencia por alguna persona.

➤EMPATIA Y SINERGIA. Mantenga un ambiente armónico que propicie una buena sinergia con el equipo y entre ellos. Cree un ambiente de receptividad en donde haya total apertura y posibilidad de plantear sus puntos de vista, sin temor alguno.

➤AMBIENTE DE IMPARCIALIDAD Y EQUIDAD.

➤COHERENCIA entre lo que se piensa, se dice y se hace.

➤VALORES EMPRESARIALES. Es importante al contratar a una persona conocer la consistencia de sus valores personales con los empresariales.

➤NO IMPROVIZACION. Al ser líder debe preparar los mensajes de manera que sean lo más acertado para dirigir a un equipo y generar confianza. Conviene asegurarse que los mensajes sean claros para todo el equipo.

➤EVITAR CAMBIOS CONSTANTES EN LAS INSTRUCCIONES DADAS. Esto genera sensación de inestabilidad, pérdida de tiempo, desmotivación y falta de credibilidad.

➤TRANSMITIR SEGURIDAD. De la confianza que inspire el líder dependerá la buena sinergia con el equipo.

➤RETROALIMENTACION. El líder está en la obligación de orientar a cada miembro de su equipo, apoyarle en la definición y desarrollo de su trabajo, ofrecerle posibilidades de corregir y crecer profesionalmente.

➤RECEPTIVIDAD. Apertura y positivismo incluso en los llamados de atención.

➤CAPACITACION. Ofrecer espacios de capacitación que respondan a las necesidades para un buen desempeño del cargo.

➤COMUNICACION INMEDIATA ANTE CUALQUIER QUEJA, SOLICITUD O SUGERENCIA DE ALGUN MIEMBRO DEL EQUIPO. Esto dará tranquilidad al equipo, quien sentirá el apoyo, acompañamiento e interés de parte de su jefe.

➤RESPONSABILIDAD, COMUNICACIÓN, COMPROMISO Y TRANSPARENCIA con el equipo, propiciarán una mayor y mejor integración, dedicación, lealtad, y respeto de parte de ellos.

Seguir estos consejos facilitará reducir el nivel de estrés, dar un manejo adecuado cuando éste se presenta, identificar más fácilmente cuando una persona está siendo víctima de estrés y brindarle apoyo inmediato. Todo lo anterior en beneficio de la persona afectada, del área de la que forma parte, de la productividad y de la empresa.

COMO AFECTA EL ESTRÉS LABORAL LAS RELACIONES INTERPERSONALES?

La salud empresarial depende en gran medida de la gestión de sus directivos, y por tanto, la creación de un adecuado clima laboral es responsabilidad primordial de la empresa. Sus efectos en las relaciones van más allá del ámbito interno. 

Un mal ambiente laboral afecta las relaciones entre compañeros, entre jefes y subalternos, entre las diferentes áreas de la empresa, etc., llegando a repercutir incluso en la atención a clientes. 

Ese  efecto puede recaer también en las relaciones con externos a la empresa. Es decir que puede extenderse al ámbito familiar y social, involucrando a aquellas personas que en las situaciones difíciles pueden llegar a ser un importante apoyo para el empleado. 

Una de las consecuencias de no controlar esas situaciones de estrés a nivel laboral, es que muchos de los sentimientos que produce el estrés, llámense angustia, desmotivación, preocupación, mal humor, ira, etc., son llevados fuera de la oficina  afectando conductas y comportamientos que llevan en muchos casos a aislarlo y a propiciar más momentos de estrés. 

En quiénes recae parte de la responsabilidad del manejo del estrés de una persona afectada: 

De una parte, LA EMPRESA. 

• Conviene que ésta realice con alguna frecuencia una medición al clima laboral que le permita detectar los aspectos más relevantes que puedan incidir en la armonía y bienestar del personal. Obviamente, el solo diagnóstico no es suficiente. Muy importantes son las acciones que de éste se derivan, y el seguimiento que se realice a la implementación de las mismas. 

• Es necesaria la identificación de las personas que por uno u otro motivo están siendo afectadas por estrés laboral para brindarles apoyo a través de una estrategia diseñada entre el área de Gestión Humana y el Gerente del área. 

• El acompañamiento es importante y para ello, es necesario brindar las herramientas necesarias, bien sea a través de sesiones individuales, charlas, talleres, apoyo a los jefes, etc. 
• Trabajar en la generación de una cultura empresarial en la que el recurso humano sea realmente lo más valioso para la compañía. 

Por otro lado, EL EMPLEADO. 

• Cuando la empresa evalúa cuáles son las posibles condiciones que afectan principalmente al empleado, y le ofrece condiciones que puedan mejorar su situación, es necesario que éste se comprometa de igual manera en tratar de dar manejo al tema que le afecta. 

• Un empleado sometido a una alta presión laboral, generadora de estrés, puede tener la tendencia a llevar esas preocupaciones en forma permanente, más allá del sitio de trabajo, como en el caso de su familia y sus amigos. El hecho de no desconectarse incrementa su nivel de estrés con las posibles consecuencias.

• La marcada sensibilidad y tensión en que se encuentra le pueden traicionar y como resultado podría estar expuesto a repetir comportamientos poco convenientes por mucho tiempo, dejando de dedicar tiempo y atención de calidad a sus seres queridos y amigos.

• Si un empleado ya es víctima de un estrés severo con efectos de tipo emocional o de tipo conductual, pudiera trasladar los sentimientos negativos que le afloran en su empresa, de manera inconsciente a nivel de su hogar o amigos, y reaccionar negativamente contra ellos ante cualquier situación por sencilla que fuera.

• Lo más sano en situaciones generadoras de estrés, es desconectarse totalmente del trabajo, al terminar cada jornada laboral. No es fácil en muchas ocasiones, y seguramente habrá momentos en que esa desconexión sea casi imposible. Sin embargo, hacerlo le permitirá pensar con más claridad y de forma más creativa enfrentar los retos o solucionar los inconvenientes que se presenten en el trabajo. 

• Desconectarse al salir de la oficina, significa para él, disfrutar la vida, ser consciente de lo que pasa alrededor, apreciar las cosas maravillosas de la vida, haciendo que esas situaciones impacten positivamente en su estado de ánimo para encarar las dificultades. 

• Asimismo, es importante para el empleado afectado tener conciencia plena de la importancia de hacer la vida feliz a esas personas incondicionales con él.

FAMILIA Y AMIGOS.

• El llevar trabajo para su casa, o llevar consigo los problemas de manera permanente, puede propiciar una ausencia de diálogo a nivel de la familia. Si a ello se suma, la falta de comprensión de parte del núcleo familiar, a nada saludable conduce. Por el contrario, incrementa en él, de modo sustancial, el nivel de estrés. 

• De convertirse de manera permanente la relación familiar en una extensión de lo vivido en la oficina, la vida para el empleado empieza a girar completamente dentro de un ambiente pesado y conflictivo, generándole un estrés adicional que se convierte en factor desencadenante de problemas de salud, baja del estado anímico, reducción de su productividad y afectación de sus relaciones a todo nivel. Y finalmente, sufre enormemente su autoestima dificultando salir de ese círculo vicioso.

• Es de vital importancia que exista comunicación de la familia con el empleado, para no dejarlo caer en el aislamiento y depresión.

• Es precisamente en el seno familiar donde el afectado por estrés laboral puede encontrar algo de tranquilidad, apoyo y comprensión, así como distraerse un poco de la presión vivida a nivel empresarial. 

• Mantener una armonía en el hogar y en sus relaciones personales facilitará al empleado equilibrio y fortaleza para manejar las situaciones estresantes que se generen en el desempeño de su trabajo. 

En resumen, la comunicación permanente y un ambiente de comprensión y apoyo a la persona afectada por estrés laboral, tanto dentro de la empresa como a nivel de su familia, brindará confianza al afectado y le ayudará a manejar más positiva y efectivamente las situaciones de alta presión.

PROBLEMAS DE COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA?

La comunicación es de suma importancia en la empresa. Está presente en todas las actividades que realiza la empresa, y del cómo se desarrolle bien sea que se trate del plano formal ó del informal, dependerá en gran parte la armonía de los trabajadores.

De otra parte, el lograr un equilibrio entre la comunicación formal y la informal es fundamental para el buen desarrollo de una empresa.

ü  La inexistencia de una política firme y clara de comunicación, así como un no adecuado manejo de información pueden conducir a conflictos en el personal y a continuas dificultades para el logro de una buena interrelación entre los miembros de la organización.

ü  La dificultad de un jefe para comunicarse puede traer inconvenientes en la comprensión de objetivos, metas, funciones ó instrucciones en general que afectan el buen rendimiento de un empleado.

ü  La selección adecuada de los medios a utilizar, depende del tipo de información, de los receptores y de la confidencialidad a que obliga cada tema. La utilización de correos, llamadas telefónicas, juntas de trabajo, conversaciones directas, mensajes a través de intermediarios, circulares, depende también de la cultura organizacional. El jefe debe cuidar de dar el mismo trato a sus colaboradores para no generar rivalidades y mal ambiente dentro de su equipo.

El uso inadecuado de los medios sobre proyectos o tareas a desarrollar puede llevar a falta de claridad, retrasos, incumplimientos, incomodidades, discordias, etc. que generan estrés.  Es preciso que ante situaciones que exigen de mucha alineación se combinen los medios de comunicación para reforzar el mensaje y facilitar su comprensión.

Una evaluación de desempeño o un llamado de atención, exigen cuidar el medio a través del cual se realiza, al igual que el  momento en el cual se hace y la forma de manejar el lenguaje. La falta de cuidado con estos temas tiene enormes repercusiones en un empleado que afectan su desempeño presente y futuro dentro de un equipo.

ü  Mensajes inadecuados o incorrectos. La no utilización de un lenguaje claro y preciso conduce a falsas interpretaciones. Falta de claridad en la información ó contradicción en las instrucciones recibidas, conducen a que el trabajo pueda no ser realizado de manera efectiva, afectando así su desempeño. Se distorsiona por completo el efecto que se busca, bien sea que pretenda motivar, integrar, informar, llamar la atención, buscar receptividad, etc. Órdenes mal dadas generan pérdidas valiosas de tiempo, repetición de tareas y una obvia desmotivación del personal a cargo.

De otra parte, también la comunicación informal, se ve afectada. Un mensaje mal dado puede impactar en todo un equipo de trabajo, genera distorsión de los contenidos en todas direcciones y crean un mal ambiente laboral.

ü  La ausencia de buenos canales de comunicación en línea ascendente, puede dar lugar a sentimientos de mayor presión en los empleados, y a cierta desmotivación, producto de no sentirse tenidos en cuenta.

ü  En líneas generales, los problemas en la comunicación formal entre áreas y compañeros pueden conducir a errores, o a dificultar la solución a conflictos. La falta de sinergia entre los colaboradores ocasiona desgaste y pérdida de tiempo que dificultan un efectivo avance a nivel de equipo

ü  La comunicación informal, puede ser de beneficio para la organización, pero de la misma manera puede perjudicarle cuando se presenta en forma de rumor ó de chisme haciendo mucho daño a los miembros de la organización.

Una comunicación informal nociva corre a una velocidad imparable de ahí que una vez identificada debe bloquearse y generar información aclaratoria que despeje dudas y logre confianza en los colaboradores.

ü  El desequilibrio entre la comunicación formal y la informal, es decir cuando una de las dos pesa mucho más que la otra, puede tener consecuencias. Es así que si la comunicación informal  tiene un mayor peso que la formal, y no se canaliza adecuadamente puede contaminar los diferentes ambientes y generar importantes dificultades para los trabajadores. El ambiente se hace muy pesado, y como resultado de la aparición constante de estrés se disminuye la productividad

En líneas generales una organización caracterizada por comunicaciones que denotan improvisación, poca conexión con los empleados, ó información restringida que da lugar a especulaciones y  a rumores, exceso de información, etc. genera indiscutiblemente problemas que elevan el nivel de estrés y afectan la productividad en la empresa.

IDENTIFICANDO UNA ORGANIZACIÓN ESTRESADA

El entorno en que se mueve la empresa, la agresividad de los competidores, la dificultad de la organización para adaptarse a los cambios, la cultura de la empresa, son situaciones que permiten sacar claras conclusiones.

 

Los proveedores, clientes y distribuidores por ejemplo, pueden llevarse una imagen de la empresa, sin necesidad de estar dentro de la ella. Esto se da básicamente a través de lo que proyecta en sus comportamientos con las obligaciones que adquiere, por sus procesos, por la  seriedad de los requerimientos y el cumplimiento de sus obligaciones, etc.,

 

Hay empresas en las que basta con observar su clima laboral para determinar que sufren de estrés. Éste se percibe en el ambiente, hay poca colaboración entre áreas, no hay buena conexión entre ellas, el trato de las personas entre sí no es el más cordial, hay mucha ansiedad y tensión laboral. La relación de los empleados es difícil, los problemas de comunicación son frecuentes y hay mucha desinformación. Los colaboradores sienten mucha presión.

 

De otra parte, estructuras organizacionales poco funcionales, con organigramas que reflejan continuos inconvenientes en su aplicación, la no existencia de perfiles de cargo ó falta de claridad en los existentes, sumado a un importante nivel de burocracia, relaciones que no fluyen adecuadamente, más bien caracterizadas por constantes conflictos y presiones, así como contínuos problemas de comunicación, dejan percibir los importantes niveles de estrés al interior de la organización.

 

No se observan oportunidades equitativas para la gente, hay más bien una lucha por el poder en todas las áreas, donde se mueven intereses y “roscas”, que afectan el buen desarrollo de los equipos y de las personas como tales.

 

Los empleados perciben una presión constante al no contemplar la real disponibilidad de recursos (llámense humanos, tecnológicos, financieros, etc.) para cumplir con los objetivos, a la hora de exigir tiempos y alcances.

Hay ausencia de claridad en las instrucciones impartidas y con frecuencia se cambia sobre la marcha. Se aprecia mucha improvisación que implica un enorme desgaste para los empleados. Se afecta por completo el manejo del tiempo del personal, hay una alta sobrecarga de trabajo (exceso de horas trabajadas en forma continua). El nivel de frustración es alto, aumenta la desmotivación y se reduce el rendimiento de los empleados.

Ligado a lo anterior, aumentan los accidentes de trabajo, los cuales dan lugar a un alto número de incapacidades y a un incremento del nivel de ausentismo. 

El panorama no puede ser peor. En las empresas estresadas los problemas del recurso humano dan lugar a un elevado índice de rotación del personal, con los inconvenientes que esto representa en costos y tiempos.

Una empresa estresada muestra baja coherencia en su forma de actuar con relación a su misión, a sus valores, a su estrategia corporativa, a sus recursos, a su cultura, etc.

Por otro lado, la falta de planeación obliga permanentemente a apagar incendios, así como la  diversidad de estilos de liderazgo mal manejados, y la poca consistencia entre los objetivos, las capacidades de las personas y los recursos se convierten en determinantes para diagnosticar que una empresa trabaja de manera estresada.

Son muchas las situaciones que de mantenerse en forma permanente en combinación con otras, permiten suponer que no se vive un buen ambiente al interior de la empresa y que puede estar afectada por un importante nivel de estrés.

Por último, conviene recordar que también una salud financiera deficiente de la empresa permite suponer una buena dosis de estrés.

Veamos algunas: Un resultado pobre de manera continuada, pronósticos de ventas que no se cumplen, pedidos que disminuyen en número o en cantidad de productos solicitados, quejas y reclamos que se incrementan, pérdida constante de  clientes importantes, dificultad para pagar las deudas a proveedores, disminución del flujo de caja, mala utilización de los recursos, activos improductivos, inventarios que no rotan bien porque las ventas disminuyen ó por una mala planificación, obligaciones que sobrepasan la capacidad de pago, problemas con el recaudo de cartera, (aumento de la cartera, incremento de días de cartera, etc.). La presión por recuperar alguno de estos resultados es una fuente muy importante de generación de estrés.

Nada recomendable trabajar en una empresa en estas condiciones, verdad?